Confidentialité

En production, le responsable de traitement est la commune qui met en œuvre le service et instruit les demandes. Pour la présente démonstration, la mise en œuvre technique est assurée par Ashency.

Délégué à la protection des données (DPO) : [CONTENU À VALIDER PAR ASH — nom et adresse de contact du DPO]

Les données sont traitées pour les seules finalités suivantes :

• créer et gérer un compte utilisateur (association ou service municipal) ;
• déposer, instruire et suivre les demandes de mise à disposition de salles ;
• produire les conventions d’occupation et en assurer le suivi ;
• échanger avec le demandeur au sujet de son dossier ;
• assurer la sécurité du service et la traçabilité des décisions.

La base légale est l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investie la collectivité. Aucune donnée n’est utilisée à des fins commerciales, publicitaires ou de profilage.

Seules les données strictement nécessaires aux finalités ci-dessus sont collectées :

• identité et coordonnées : nom, adresse électronique, téléphone ;
• pour une association : numéro RNA ou SIRET, adresse, représentant légal ;
• dossiers de demande : salle, créneau, objet, effectif, profil tarifaire ;
• pièces justificatives (par exemple l’attestation d’assurance responsabilité civile), stockées sur un volume situé en Union européenne, accessibles au seul demandeur et aux agents instructeurs.

Aucune donnée bancaire n’est collectée : le service ne comporte aucun paiement en ligne.

Les durées de conservation sont paramétrables par la commune et documentées dans sa configuration. Les valeurs par défaut appliquées sont :

• Dossiers traités et conventions signées : 10 ans.
• Compte sans activité (anonymisation proposée) : 3 ans.
• Journaux techniques de sécurité : 12 mois.

Les conventions d’occupation sont des actes conservés à ce titre (obligation légale, article 17.3.b du RGPD). À la suppression d’un compte, les données personnelles sont anonymisées (et non les dossiers, qui restent conservés de façon anonyme) : aucun dossier n’est effacé.

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• droit d’accès et de rectification de vos données ;
• droit à l’effacement : la suppression de votre compte entraîne l’anonymisation de vos données personnelles ;
• droit à la limitation et à l’opposition au traitement ;
• droit à la portabilité de vos données.

Vous pouvez exercer ces droits depuis votre espace, à la page Paramètres du compte, ou en contactant le responsable de traitement. Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).